En svårighet som jag möter varje dag i mitt arbete är att förklara på ett begripligt sätt för mina medarbetare, sk. retorik. Vi har ganska svåra arbetsuppgifter som måste förklaras så att det blir rätt när vi sedan utför dem. Så jag har läst på om förklaringsprocessen och få definieras förklara som processen att delge information och uppnå maximal förståelse för den informationen. Effektiviteten mäts genom graden av förståelse som demonstreras av lyssnaren. Det framgår att det inte finns något rätt sätt att förklara på för att garantera förståelse. Det finns tre olika typer av förklaringar som är beskrivande som svarar på ”Hur?”, tolkande som svarar på ”Vad?” och anlednings-givande förklaring som svarar på ”Varför?”. Det tas även upp tre principsätt som används vid förklaring: verbalt, illustrationer och demonstrationer
Förklaringsprocessen kan beskrivs genom en 5P-modellen som står för:
– Pre-assessment: Analysera innan genom att ta reda på information om mottagarna och omständigheterna. Vad mottagaren vill veta, behöver veta, vad de redan vet, deras förmågor att tyda informationen samt om den kommer ha någon emotionell påverkan.
– Planning and preparation: Sätta mål, identifiera innehåll och välja metod, organisera innehåll samt fastställa resurser.
– Presentation: Många faktorer behöver tänkas igenom för att kunna genomföra en så effektiv förklaring som möjlig. Hargie tar bland annat upp tydlighet, korthet, flyt, pauser, språk, betoningar, hjälpmedel, exempel.
– Post-mortem: Undersök efter om förklaringen varit effektiv. Detta kan göras genom att kolla på icke-verbalt beteende, fråga relaterade frågor, bjuda in till att ställa frågor, be lyssnaren sammanfatta.
Nu står jag inför nästa problem, jag behöver nog gå en retorikutbildning för att klara av det. Jag ska nämligen börja hålla utbildning för nyanställda. Det är en stor utmaning som jag inte klarar av själv utan behöver hjälp för att hitta rätt verktyg för att kunna genomföra detta så professionellt som möjligt. Jag tror inte heller det hjälper att bara läsa på om det retorik för jag är övertygad om att man måste få både praktiskt övning och konstruktiv kritik på sin prestation för att kunna utvecklas. Min chef berättade att ledarna har gått chefsutbildningar på företaget Advantum och varit väldigt nöjda.
